Veel gestelde vragen

Van maandag tot vrijdag zijn we telefonisch bereikbaar van 9:00 tot 17.00 uur op ons kantoor op het nummer +32(0)1172 72 73.

Voor noodgevallen zijn we 24 uur per dag te bereiken op het permanentienummer +32(0)11 72 72 74. De persoon die de permanentie bedient kan de veelgestelde vragen direct voor je beantwoorden en staat rechtstreeks in contact met de artiest of band.

In principe kan u iedere nationale en internationale artiest, van welke soort ook, via ons erkend artiestenbureau aanvragen en inboeken.

Uiteraard zijn de meeste wel terug te vinden en ondergebracht op onze website.

Dat neemt niet weg dat u een aanvraag voor een andere artiest, die u niet meteen terugvindt op onze website, via onze artiestenbureau kan indienen. Wij kunnen alsnog de boeking voor u voltrekken, zo geniet u alleszins van onze service en garanties.

Als wij voor u een artiest of een animatie ‘in optie’ plaatsen wil dat zeggen dat we deze concrete artiest of animatie voor u blokkeren voor die dag. Dit is nog geen definitieve boeking, en u mag in deze periode steeds beslissen om niet over te gaan tot boeken.

U krijgt steeds een optie voor een bepaalde tijd. Die wordt u meegedeeld bij uw offerte. De termijn kan variëren. Zonder vermelding kan u ervan uitgaan dat uw optie 7 werkdagen geldig is.

Als u ons geen bericht laat voor het verstrijken van de optie, kan de volgende aanvrager in de rij inboeken, zonder we u hiervan vooraf op de hoogte brengen.

De prijzen van artiesten kunnen heel erg verschillen en daarbij hoog oplopen. Om die reden stellen we ons ooit wel eens de vraag waarom een artiest zo duur is.

De artist-fee wordt bepaald door een aantal factoren:

De belangrijkste factor is zijn populariteit of naamsbekendheid. Hoe bekend een artiest is, krijgt hij veel media-aandacht of is hij extreem hot op social media, heeft hij een grote aanhang? Dan is een artiest een publiekstrekker en kan hij veel geld opleveren voor een organisator, dus is zijn artist-fee ook hoger.

Maar uiteraard ook het programma en zijn ervaring zijn hier een duwende factor in. Iemand met een goed product zal een hogere prijs kunnen vragen en ook betaald krijgen. Kwaliteit kost geld, ook bij artiesten en shows.

Een onervaren artiest moet ergens beginnen en zal hierdoor goedkoop zijn in het begin. Ook een semi-professional zal goedkoper zijn dan een professional die van zijn optredens moet leven. Het professioneel aanpakken van je marketing en optredens kost geld en die zal een pro ook ergens moeten uithalen.

Kortom: de prijs van een artiest wordt bepaald door hoeveel men voor hem wil betalen. Hoe u het ook draait, de prijs wordt dus door uzelf bepaald.

Neen, u betaalt niet meer als u via een erkend artiestenbemiddelingskantoor inboekt. Partyfun is een artiestenbemiddelingskantoor erkend door de Vlaamse Gemeenschap (VG 1097/BA) wat inhoudt dat de artiest een commissie afstaat per boeking die voor hem bemiddeld wordt.

Partyfun kiest ervoor enkel met artiesten te werken die een commissie gunnen, wat wil zeggen dat ze een gedeelte afstaan aan het artiestenbureau voor geleverd werk en promotie, zodat u als eindklant niets meer betaalt.

In uitzonderlijke gevallen zal een artiestenbureau een kleine toeslag aanrekenen voor geleverd werk, als ze op zoek moeten gaan voor u naar een geschikte artiest.

Boeken via een erkend artiestenbureau is een aanrader en een veilige keuze omdat een erkend artiestenbureau de expertise heeft en voor u de prospectie heeft uitgevoerd naar het betere werk.

Ze hebben oog voor talent en gaan enkel in zee gaat met artiesten waarvan ze 100% zeker zijn dat ze goed werk leveren. Een artiestenbureau wil 100% overtuigd zijn van de kwaliteit en heeft er geen enkel voordeel bij artiesten aan te bieden of te verkopen die niet goed zijn of waar men niet op kan rekenen.

Onze agency waakt over de gewaarborgde kwaliteit van de artiesten en de acts, niet enkel bij de opname in het artiestenbestand maar ook nadien.

Uw boeking of bestelling wordt als definitief beschouwd van zodra u uw boeking via het online-boekingssysteem op onze website heeft ingevoerd of vanaf het ogenblik dat u een boeking|bestelling schriftelijk aan ons overmaakt. Dit kan via e-mail, brief of bestelbon. Vanaf dat ogenblik is de boeking definitief. De boeking wordt per direct verwerkt en de artiest wordt meteen ingeboekt. Vanaf dan gelden ook de algemene annulatievoorwaarden indien u zou annuleren.

Nadien krijgt u vaak nog een bijkomende bestelbon met overige details. Let op: deze is louter een bevestiging van onzentwege. Uw reservatie|boeking|bestelling was hiervoor reeds definitief.

Het is bij ons agency niet mogelijk om telefonisch of mondeling een bestelling of boeking te plaatsen.

Gelukkig komt het in de praktijk vrijwel nooit voor dat een artiest een optreden moet afzeggen. Mocht door omstandigheden een artiest tóch verhinderd zijn, dan zullen wij er alles aan doen om voor geschikte vervanging te zorgen. Doordat we met veel artiesten en hun management rechtstreeks in contact staan is er eigenlijk altijd wel een passende oplossing mogelijk.

Neen, het is ons niet toegestaan contact- of andere persoonsgegevens van artiesten zomaar uit te wisselen.

Om die reden hebben wij een nood- of permanentienummer waar u als boeker steeds terecht kan buiten de kantooruren mocht u vragen hebben, of ongerust zijn om een welke reden. De medewerkers van onze permanentie zullen met plezier uw vragen beantwoorden en indien nodig contact nemen met de betreffende artiest.

Ons nood- en permanentienummer is +32(0)11 72 72 74

De prijzen op de website zijn in theorie slechts richtprijzen, en dus niet bindend.

Doch kan u ervan uitgaan dat de prijzen juist en actueel zijn. De kans dat een prijs niet werd aangepast is zeer klein, maar niet onbestaande. In dit geval zullen wij u hiervan steeds, vóór we de boeking definitief doorvoeren, op de hoogte brengen.

Bij een offerte kan u echter wel met zekerheid stellen dat de prijzen juist en actueel zijn, en dus ook bindend.

U betaalt een voorschot van 50% op het moment dat u inboekt. De overige 50%, het resterend saldo, betaalt u uiterlijk 14 dagen vóór reservatiedatum. U betaalt uw boeking of bestelling dus 100% voor datum. Uw betaling komt terecht op een wachtrekening.

Veilig betalen

Wanneer je een artiest via PARTYFUN|KWADRAAD boekt weet je zeker dat de betaling veilig verloopt: Je betaalt het boekingsbedrag aan PARTYFUN|KWADRAAD vooraf, maar de uitbetaling aan de artiest of leverancier vindt pas na het optreden of de levering plaats.

Op deze manier kunnen we aan al onze artiesten en leveranciers een 100% betalingsgarantie aanbieden.

U krijgt daarbij de garantie dat wij een artiest nooit vooraf zullen betalen. Pas na de opdracht als alles perfect is verlopen wordt de betalingsopdracht goedgekeurd en uitgevoerd.

Wij treden op als tussenpersoon en zullen steeds de belangen verdedigen van zowel de boeker als de artiest of leverancier.

In principe zijn volgens het Belgische btw-regime alle leveringen en diensten onderworpen aan 21%.

De louter artistieke gage van een uitvoerende artiest is daarentegen onderhevig aan het verlaagde tarief van 6%.

Andere kosten zoals techniek, vervoersonkosten, commissies e.a. blijven onderhevig aan 21% BTW.

Hoeveel BTW een artiestenbureau moet aanrekenen, is afhankelijk van de rol die het artiestenbureau aanneemt. Treedt het artiestenbureau op als tussenpersoon of ondernemer, dan moet 21% btw aangerekend worden. Kan het artiestenbureau beschouwd worden als organisator, dan is het verlaagd btw-tarief van 6% van toepassing.

Opgelet! Diensten die betrekking hebben op reclame zijn steeds onderworpen aan 21%. Een acteur die bv. meespeelt in een reclamespotje, zal hiervoor 21% btw moeten aanrekenen.

Een boeking of bestelling annuleren is mogelijk.

Dit kan echter niet geheel kosteloos. Aangezien een artiest|leverancier die dag(en) voor u heeft vrij gehouden en vaak al andere aanvragen heeft geweigerd wordt er een annulatievergoeding aangerekend.

Deze annulatievergoeding bedraagt 50% van de artistieke gage|bestelling als u langer dan een maand voor reservatiedatum annuleert. Als u annuleert binnen de maand voor reservatiedatum bent u gehouden 100% van de artistieke gage/bestelling te betalen als annulatievergoeding.

Een datumwijziging is vaak kosteloos of een enkele keer tegen een kleine vergoeding. U kan ons steeds vragen om deze procedure in gang te zetten.

Omdat artiesten vaak veel langer bezig zijn met hun optreden dan je zou vermoeden is het gastvrij om hen een (lichte) maaltijd aan te bieden.
De ervaring leert ons dat een artiest voor een optreden van 1 uur soms wel 10 uur van huis weg is.

Vaak zijn ze lang onderweg en een artiest gastvrij ontvangen, zal het optreden enkel maar ten goede komen. Tenzij een uitgebreide Hospitality Rider is een artiest tevreden met een eenvoudige maaltijd en enkele consumpties.

Neen, geen enkele artiest zal optreden in de regen of in extreem slecht weer.

Als u graag wil dat de optredens of animaties buiten doorgaan, kan dit in sommige gevallen voor een artiest, maar niet in de regen of bij slecht weer. Het is dus voor u als organisator aan te raden een uitwijkmogelijkheid te voorzien bij slecht weer.

De kans is vrij reëel dat regen schade berokkent of dat slecht weer onveilig is.

U kan niet kosteloos annuleren bij slecht weer, omdat de keuze van buiten op te treden door u genomen werd. U koopt een optreden van de artiest, en dit is wat een artiest dient te leveren. Een artiest kan niet verantwoordelijk gesteld worden, nog de gevolgen dragen van het slechte weer.

Ja, als organisator bent u zelf verantwoordelijk voor uw aangifte aan SABAM, alsook voor de verschuldigde vergoeding.

SABAM is de grootste vereniging van auteurs, componisten en uitgevers in België. Zij zien erop toe dat de auteurswetgeving wordt nageleefd. Voor haar auteurs int SABAM, in alle transparantie, alle auteursrechten en verdeelt ze vervolgens onder haar leden. Als je een event, een optreden, een festival, een show of een stand-up comedyvoorstelling, organiseert neem je vooraf, ten laatste tien dagen vóór de geplande activiteit contact op met SABAM. De geldende tarieven en het aangifteformulier kan je downloaden op de website van SABAM via www.sabam.be

Beschermde werken kunnen zonder vergoeding gebruikt worden tijdens privéfeesten.

Tenminste: voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd.

Mocht u graag willen dat iemand van onze firma, zij het een eventmanager, een technische medewerker of de artiest zelf, de locatie vooraf een bezoek brengt kan dat.

In bijna iedere situatie kan alles via e-mail of telefoon besproken en afgestemd worden. Mocht u toch graag willen dat wij ter plaatse komen om advies te geven over bijvoorbeeld podium, techniek, kleedruimtes, logistiek, … wordt er € 175,00 (excl. € 0,40/km verplaatsingsvergoeding) aangerekend.

Voor alle andere vragen en advies bent u steeds, na afspraak, welkom in onze kantoren in Diepenbeek. Uw contactpersoon binnen onze firma helpt u met veel plezier verder.

© Partyfun 2018